Kako organizirati ured?


19. августа 2016. Facebook Twitter LinkedIn Google+ Zanimljivosti


Poznata vam je sigurno zbrka koja nastane kada vam hitno zatreba neki dokument ili spajalica, a baš tada to je „izgubljeno“. Pretraga vašeg radnog stola ili čak cijeloga ureda izgleda kao potraga za blagom u beskonačnome svemiru. No postoje načini kako spriječiti misteriozne gubitke i kvalitetno si organizirati ured i radni prostor.

Urednost

Papiri i papirići

Sigurno ste često došli u situaciju da više ne znate koji papir što predstavlja. Je li to onaj s važnim podacima ili onaj u koji ste samo htjeli zapisati neke bilješke?! A kada od njih više ne možete pronaći što tražite, tada se često dogodi da važni dokumenti završe u smeću, dok su oni nebitni i dalje tu. Stoga neka vam veličina papira već bude pokazatelj o čemu se radi. Dokumente držite uredne i na uobičajenome A4 formatu papira, dok sve one manje papiriće, bilo bijele ili u bojama, koristite za razne bilješke, podsjetnike. Super je način da ih odvojite i ne promašite zakačiti ih na manju pluto ploču. Gotovo neizbježno pomagalo je rokovnik ili stolni planer s naznačenim datumima.

Ured

Kaos u ladicama

Ladice su najčešće mjesto za brzo uklanjanje i sigurno spremanje svega što treba i ne treba. Neka se nađe, zlu ne trebalo. No, ako tako nastavite, ubrzo ćete ladice morati dobro pogurati i namučiti se da ih zatvorite. Zato ih na vrijeme organizirajte. Odredite koja će što predstavljati i sadržavati. Na vrhu su možda uvijek najpotrebnija pisaća sredstva, spajalice, selotejp, ljepilo, papirići, korektor… Stoga to i držite na dohvatu ruke. Omotnice, razne manje i veće fascikle, prozirne košuljice neka vam čine jednu skupinu i zauzimaju prostor jedne ladice. Vaš uredski materijal mora vam biti dostupan. Sve ostale dokumente i papire razvrstajte u veće fascikle ili registratore. To cini organizaciju ureda mnogo laksom i ublazava stres.

Ured

Sve što mi treba je na dohvat ruke

Koristite oznake za datoteke, police, ladice i unutrašnjost ladica. Tu su organizatori na raspolaganju ladice koje uključuju natpise i različite boje. Ubrzo ćete točno znati gdje je što i prepoznat ćete stvari koje vam trebaju u vremenu kraćemu od očekivanoga. Najkorištenije predmete držite na dohvat ruke, a predmete koje se najmanje koriste na mjestu koje vam je teže dostupno, u pozadini je ili udaljeno. Morate imati mogućnost pristupa svakodnevnim stvarima odmah jer vam nekada uistinu trebaju hitno. Stavke kao što su kalendari, telefonski brojevi, pisaći pribor, tipkovnica i miš, uključene su u ovaj popis. Pobrinute se da ništa ne blokira pristup ovim stavkama.

Neurednost negativno utječe na posao

Stručnjaci su svojim istraživanjima dokazali da neuredan stol loše utječe na radnu produktivnost zaposlenika. Stoga si napravite tjedni plan kojega ćete se uredno pridržavati. Korisno je npr. odrediti da ponedjeljkom odvojite 10 minuta i provjerite je li sve što je urudžbirano uredno spremljeno na predviđeno mjesto. Utorkom možete organizirati sve svoje uredske materijale da vam budu lako dostupni, provjeriti nedostaje li vam što. Srijedom se pozabavite radnim računalom i obrišite nepotrebne ikonice s radne površine, dokumente spremite u odgovarajuće mape. Četvrtkom biste mogli provjeriti registratore i njihovu urednost, a petak ostavite za pospremanje radnoga stola kako bi vas spreman, čist i uredan dočekao u sljedećem radnom tjednu.

Komentara
  1. Milos Popovic said on 2. септембра 2016. 10:46:

    Meni licno najvise pomaze dodatni vertikalni prostor. Nabavite neke plasticne police ili slicno koje vam uzimaju samo deo radne povrsine a daju znatno vise u visinu. To i planer. Nista bez planera i nema vise papirica!